Tietosuojaseloste:

Työnhakijarekisteri

Laatimispäivä: 11.8.2021

Rekisterin nimi: työntekijä- ja hakijarekisteri

Rekisterinpitäjä: Pobula Group Oy, y-tunnus 3225078-4

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa: info@pobula.fi

Tietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste:

Tietojen käsittelyn tarkoitus on työnhakijoiden rekrytointiasioiden järjestäminensekä työntekijöiden työsuhdeasioiden ja niihin liittyvien työnantajavelvoitteidenhoitaminen. Rekisteriin kerättäviä tietoja tarvitaan Pobula Group Oy:nharjoittamassa työnhakijoiden rekrytoinnissa ja välittämisessä, sekä työsuhteensolmimisessa ja ylläpitämisessä.

Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain mukaisesti. Työnhakijasta tai työn-tekijästä rekisteriin kerättävät tiedot voivat pitää sisällään mm. työnhakijatietoihinlukeutuvat perus- ja yhteystiedot (kuten. etu- ja sukunimi, syntymäaika, henkilö-tunnus, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, kansalaisuus, valokuva ym.),pankkiyhteystiedot, tietoja aiemmista työsuhteista (työtehtävä, työsuhteen alku- japäättymisajat ym.), koulutukseen ja työkokemukseen liittyviä tietoja (mm.koulutus, ammatti, kielitaito, suoritetut kurssit sekä kortit, erityisosaaminen,aiemmat työsuhteet ja niiden kesto, suosittelijat, ajokorttitiedot ym.), tietojaautonkäyttömahdollisuudesta työtehtävissä, tietoja työnhakijan työtä koskevistatoiveista, sekä esim. mahdollisiin työnteon rajoitteisiin, työlupaan ja työ-terveydentilaan (vain siltä osin kuin on työtehtävien osalta tarpeellista) liittyviätietoja. Lisäksi rekisteriin kerättävät tiedot voivat pitää sisällään työntekijäntyösuhdetietoja (aloituspäivä, työtehtävä jne.), palkanlaskentatietoja (mm.sovellettava TES, palkka luontaisedut ym.) ja työaikoja.

Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena ovat rekisterinpitäjällelainsäädännössä ja työehtosopimuksissa asetetut työnantajavelvoitteet jatyöntekijälle asetetut oikeudet. Henkilötietojen käsittely perustuu Pobula GroupOy:n oikeutettuun etuun käsitellä henkilötietoja rekrytointiprosessinedellyttämällä tavalla. Henkilötietojen käsittely voi olla myös tarpeentyösopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi.

pobula

Pobula Group Oy | y-tunnus: 3225078-4 | www.pobula.fi | info@pobula.fi

Tietosuojaseloste: työnhakijarekisteri

Henkilötietojen kerääminen perustuu lisäksi työnhakijan antamaansuostumukseen. Työnhakija antaa suostumuksen henkilötietojensa käsittelyyn

rekisteriselosteen edellyttämällä tavalla hyväksyessään rekisteriselosteen.

Tietojen vastaanottajat, tietojen luovutus ja siirto:

Tietojen vastaanottajia ovat Pobula Group Oy:n henkilöstö, palkanlaskennan,kirjanpidon, työterveyshuollon yhteistyökumppanit soveltuvin osin sekä muuttahot lainsäädännön sallimin ja velvoittavin osin (vakuutus- ja eläkeyhtiöt,Verohallinto, kansaneläkelaitos, ulosottoviranomainen, AY-liitot, poliisi). Lisäksityönhakijan tietoja, jotka ovat työllistymisen kannalta tarpeellisia, luovutetaantyönhakijan antaman suostumuksen perusteella rekisterinpitäjän asiakasyrityksillerekrytoinnin toteutumiseksi, työsuhteen solmimiseksi sekä ylläpitämiseksi.Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Asiakasrekisterin tietolähteet:

Työnhakijan tietoja saadaan työnhakijan sähköisesti täyttämästä hakemuksesta ja/ tai työnhakijan haastattelussa mahdollisesti antamista tiedoista. Tietoja saadaanlisäksi työsuhteen aikana työntekijän tekemistä ilmoituksista, ja muusta työn-tekijän ja Pobula Group Oy:n välisestä asianmukaisesta viestinnästä. Työnhakijanedelliseen tai nykyiseen työsuhteeseen liittyviä tietoja kerätään lisäksi työnhakijansuostumuksella myös työnhakijan työnantajilta saadun palautteen perusteella.

Rekisteriin tallennettuja tietoja voivat muuttaa ne rekisterinpitäjän toimihenkilöt,joilla on rekisterin käyttöoikeus.

Henkilötietojen säilyttämisaika:

Työnhakijan henkilötietoja käsitellään rekrytointiprosessin aikana Pobula GroupOy:n toimesta. Rekrytointiprosessin jälkeen rekisterinpitäjä säilyttää henkilötietojavaadittavan ajan Pobula Group Oy:n mahdollisten oikeuksien ja velvollisuuksientäyttämiseksi. Henkilötietoja poistetaan lainsäädännön asettamien määräaikojenmukaisesti, mm.: työtodistus (10v. työsuhteen päättymisestä), palkkamateriaali(10v. tilikauden päättymisestä), vuosiloma- ja työaikakirjanpito (2v. työsuhteenpäättymisestä / 2v. ko. kalenterivuoden päättymisestä työsuhteen kestäessä) jakirjanpitoaineisto (6 tai 10 vuotta tilikauden päättymisestä), ellei tietojenpidempiaikainen säilyttäminen ole tarpeen lain, viranomaisen määräämänvelvoitteen täyttämiseksi, tai Pobula Group Oy:n oikeuksien turvaamiseksi.

Henkilötietojen poistaminen:

Pobula Group Oy | y-tunnus: 3225078-4 | www.pobula.fi | info@pobula.fi

tiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä ellei lainsäädäntö, muu viranomaisenmääräämä velvoite, tai Pobula Group Oy:n oikeuden turvaaminen estä tietojenpoistamista. Tietojen poistopyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuinarekisterinpitäjälle tai vaihtoehtoisesti esittää pyyntö henkilökohtaisestirekisterinpitäjän tiloissa.

Rekisterin suojauksen periaatteet:

A.) Manuaalinen aineisto:

Mahdollinen manuaalisesti kerättävä aineisto säilytetään lukituissa säilytystiloissa.Vain määrätyillä työntekijöillä on oikeus käsitellä manuaalisesti tallennettujaasiakasaineistoja.

B.) Sähköinen aineisto:

Ainoastaan määrätyillä yrityksen työntekijöillä on oikeus käyttää Pobula GroupOy:n sähköistä työnhakija- ja työntekijärekisteriä ja ylläpitää sen tietoja. Kullakinmääritellyllä käyttäjällä on oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana.

Rekisteröidyn oikeus saada pääsy henkilötietoihin (tarkastusoikeus):

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää omien tietojensa käsittely ja luovuttaminen

suoramarkkinointia varten ottamalla yhteys Pobula Group Oy:n asiakaspalveluun.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen:

Rekisteröidyllä on oikeus siirtää omat tietonsa järjestelmästä toiseen. Siirto-pyynnön voi osoittaa Pobula Group Oy:n yhteyshenkilölle.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista:

Rekisterissä oleva virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilö-tieto tulee oikaista, poistaa tai täydentää rekisterinpitäjän toimesta siltä osin kunrekisteröity ei pysty korjaamaan tietoja itse. Korjauspyyntö osoitetaan alle-kirjoitettuna rekisterinpitäjän asiakaspalveluun. Pyynnössä tulee yksilöidä, mitätietoja vaaditaan korjattavaksi perusteluineen. Tietojen korjaaminen toteutetaanPobula Group Oy:n toimesta viivytyksettä. Mikäli korjauspyyntö evätään,rekisterinpitäjä antaa tästä kirjallisen todistuksen rekisteröidylle. Todistuksessamainitaan syyt korjauspyynnön eväämiselle. Asianomainen voi saattaa eväämisentietosuoja-valtuutetun ratkaistavaksi.

Pobula Group Oy | y-tunnus: 3225078-4 | www.pobula.fi | info@pobula.fi

Rajoittamisoikeus:

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojenkäsittelyn rajoittamista esim. josrekisterissä olevat henkilötiedot ovat virheelliset. Yhteydenotot rajoittamis-oikeuteen liittyen Pobula Group Oy:n asiakaspalveluun.

Vastustamisoikeus:

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa häntä koskevien henkilötietojen kerääminen,säilyttäminen ja käsittely. Yhteydenotot vastustamisoikeuteen liittyen PobulaGroup Oy:n asiakaspalveluun.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle:

Mikäli katsot, että sinua koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tieto-

suoja-asetusta, on sinulla oikeus tehdä asiasta kantelu valvontaviranomaiselle:

Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki

p. 029 56 66700

tietosuoja@om.fi

www.tietosuoja.fi

Tietosuojaseloste:

Asiakasrekisteri

Laatimispäivä: 11.8.2021

Rekisterin nimi: asiakasrekisteri

Rekisterinpitäjä: Pobula Group Oy, y-tunnus 3225078-4

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa: info@pobula.fi

Tietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste:

Tietojen käsittelyn tarkoitus on uusien asiakkuuksien hankkiminen, palveluidenmarkkinoiminen, asiakassuhteiden ylläpitäminen (asiakkaiden tilaustenhallinnointi, säilyttäminen ja käsittely), sekä asiakassuhteiden kehittäminen.

Asiakkaiden edustajien henkilötietoja käsitellään tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Asiakkaista rekisteriin kerättävät tiedot voivat pitää sisällään mm. asiakkaanedustajan / yhteyshenkilön etu- ja sukunimen, sähköpostiosoitteen, puhelin-numeron, sekä aseman / tehtävän asiakasyrityksessä. Lisäksi asiakasrekisteriinvoidaan kerätä asiakkaalta saatuja tietoja yhteydenottoihin, aiempiin tilauksiin,sekä ajankohtaisiin / tulevaisuuden rekrytointitarpeisiin liittyen.

Tietojen käsittely perustuu Pobula Group Oy:n oikeutettuun etuun markkinoidapalveluitaan ja ylläpitää ja kehittää asiakassuhteitaan sekä palveluitaan.

Tietojen vastaanottajat:

Pobula Group Oy:n henkilöstö sekä yhteistyökumppanit soveltuvin osin.

Tietojen luovutus:

Pobula Group Oy voi käyttää asiakassuhteen ylläpitämiseen yhteistyö-kumppaneita, jolloin osia rekisteritiedoista voidaan siirtää yhteistyökumppaneidentietoon. Tällöin tietoja käsitellään ainoastaan teknisten rajapintojen tai suojatunsähköpostin kautta. Tietoja ei luovuteta Pobula Group Oy:n ulkopuolelle tai senyhteistyökumppaneiden käyttöön lukuun ottamatta asiakkuuksien hallintaa,perintää tai laskutusta koskevia asioita, tai työnhakijoille työhaastattelujajärjestettäessä ja työntekijöille työvuorojen suorittamista sovittaessa.Asiakastietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, ellei se ole yrityksen tai senyhteistyökumppanin teknisen toteutuksen varmistamiseksi tarpeellista.

pobula

Pobula Group Oy | y-tunnus: 3225078-4 | www.pobula.fi | info@pobula.fi

Tietosuojaseloste: asiakasrekisteri

Asiakasrekisterin tietolähteet:

Asiakkaiden tietoja saadaan asiakkaan tekemistä tilauksista ja yhteydenotoistaPobula Group Oy:n verkkosivuilta tai sähköpostitse. Tietoja saadaan lisäksiasiakassuhteen aikana asiakkaan tekemistä ilmoituksista, ja muusta asiakkaan jaPobula Group Oy:n välisestä viestinnästä. Lisäksi asiakkaan nimi- ja yhteystietojenpäivityksiä saadaan yritystietopalveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä.Asiakkaiden digitaalisessa ympäristössä tapahtuvasta toiminnasta voidaan saadatietoja yhteistyökumppaneiden sivustoilta, tietojärjestelmistä ja muistadigitaalisista lähteistä.

Henkilötietojen säilyttämisaika:

10 vuotta asiakkuuden päättymisestä lukien.

Henkilötietojen poistaminen:

EU:n tietosuoja-asetuksen 17 artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus vaatiatietojensa poistoa rekisteristä, mikäli hän ei enää halua, että hänen tietojaankäsitellään. Rekisterinpitäjä on velvollinen poistamaan henkilötiedot viivytyksettämikäli tietojen säilyttämiselle ei ole laillista perustetta. Rekisteröityneen henkilö-tiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä ellei lainsäädäntö, avoimet laskut taiperintätoimet estä tietojen poistamista. Tietojen poistopyyntö tulee lähettääkirjallisesti ja allekirjoitettuina rekisterinpitäjälle tai vaihtoehtoisesti esittää pyyntöhenkilökohtaisesti rekisterinpitäjän tiloissa.

Rekisterin suojauksen periaatteet:

A.) Manuaalinen aineisto:

Mahdollinen manuaalisesti kerättävä aineisto säilytetään lukituissa säilytystiloissa.Vain määrätyillä työntekijöillä on oikeus käsitellä manuaalisesti tallennettujaasiakasaineistoja.

B.) Sähköinen aineisto:

Ainoastaan määrätyillä yrityksen työntekijöillä on oikeus käyttää Pobula GroupOy:n sähköistä asiakasrekisteriä ja ylläpitää sen tietoja. Kullakin määritellylläkäyttäjällä on oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana.

Rekisteröidyn oikeus saada pääsy henkilötietoihin (tarkastusoikeus):

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa omat rekisterissä olevat tietonsa. Tarkastus-pyyntö tulee tehdä kirjallisena ottamalla yhteys yrityksen asiakaspalveluun.Tarkastuspyyntö tulee allekirjoittaa. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissasäädetyin perustein. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää omien tietojensa käsittely jaluovuttaminen suoramarkkinointia varten ottamalla yhteys Pobula Group Oy:nasiakaspalveluun.

Pobula Group Oy | y-tunnus: 3225078-4 | www.pobula.fi | info@pobula.fi

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen:

Rekisteröidyllä on oikeus siirtää omat tietonsa toiseen järjestelmään.

Siirtopyyntö osoitetaan rekisterinpitäjän asiakaspalveluun.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista:

Rekisterissä oleva virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunuthenkilötieto tulee oikaista, poistaa tai täydentää rekisterinpitäjän toimesta siltäosin kun rekisteröity ei pysty korjaamaan tietoja itse. Korjauspyyntö osoitetaanallekirjoitettuna rekisterinpitäjän asiakaspalveluun. Pyynnössä tulee yksilöidä, mitätietoja vaaditaan korjattavaksi perusteluineen. Tietojen korjaaminen toteutetaanPobula Group Oy:n toimesta viivytyksettä.

Mikäli korjauspyyntö evätään, rekisterinpitäjä antaa tästä kirjallisen todistuksenrekisteröidylle. Todistuksessa mainitaan syyt korjauspyynnön eväämiselle.

Asianomainen voi saattaa eväämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.

Rajoittamisoikeus:

Vastustamisoikeus:

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa häntä koskevien henkilötietojen kerääminen,säilyttäminen ja käsittely. Yhteydenotot vastustamisoikeuteen liittyen rekisterin-pitäjän asiakaspalveluun. Mikäli toimit yrityksen tai organisaation yhteyshenkilönä,ei tietojasi voida tänä aikana poistaa.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle:

Mikäli katsot, että sinua koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tieto-

suoja-asetusta, on sinulla oikeus tehdä asiasta kantelu valvontaviranomaiselle.

Kansallinen valvontaviranomainen:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki

tietosuoja@om.fi

p. 029 56 66700

www.tietosuoja.fi